İş Yeri İletişiminin, Verimliliğin Üzerindeki Etkileri
İş yerindeki verimliliği artırmada, iletişim tekniklerinin ve stratejilerinin büyük önemi vardır. Azalan ve ya durulan üretkenlik, genellikle çalışanların motivasyonunun ya da işine bağlılığının azlığıyla sınırlandırılır. Bunların her ikisi de daha iyi iletişim ile geri döndürülebilir.
Verimlilik bazen iyi kalitede bilgi eksikliğinden de etkilenebilir. Belki de çalışanlar görevlerini nasıl yapacaklarını ve ya işlerinin hedefini tam olarak anlayamıyorlar . Daha iyi iletişim, bu faktörleri iyileştirerek işyeri verimliliğini artırabilir.
İşyeri verimliliğini artırmak için hangi adımları atabilirsiniz? Aşağıdakiler daha iyi iletişim ve daha fazla üretkenlik sağlayacak en iyi uygulamalardır.
1. Şirketin Hedeflerini Açık ve Şeffaf Bir Şekilde Belirtin
Çalışanların kuruluşun üzerinde çalıştığı genel hedefleri bilmesi gerekir. Aynı zamanda işlerinin nasıl yürüdüğünü de bilmeleri gerekir. Yeni bir ürünle gelirinizi artırmak için çaba harcıyor musunuz? Alanında 1 numara olmayı hedefliyor musunuz? Müşteri hizmetlerini geliştirmek mi? Çalışanlara birincil hedeflerin ne olduğunu açıkça anlatın.
Bunu tüm çalışanların gelebileceği bir yerde veya bir dizi küçük toplantıyla yapmak en iyisidir. Bazı şirketler, üst düzey yöneticilerin şirketin hedefleri ve misyonu hakkında 15 dakikalık sunum toplantılarını etkili bir şekilde kullanıyor.
Ayrıca, bu toplantılardan sonra, başka bir yerdeki ve ya toplantıda bulunamayan çalışanların görebilmesi için video veya PowerPoint sunumları yayınlayarak sunumların kullanılabilir hale getirilmesi de iyi bir fikirdir.
2. Her Takımın Hedeflerini Bildiğinden Emin Olun
Genel şirket hedeflerine ek olarak, her bir takımın vurması gereken hedefleri bilmesi gerekir. Örneğin, şirket genel olarak yeni bir ürünle geliri artırmak istiyorsa, satış ekibinin satış hedeflerini bilmesi gerekir!
Bunun şirket genelinde yapılması gerekir. Her kişinin kendilerine şirket hedeflerine uyum sağlamak ve şirketin başarılı olmasına yardımcı olmak için ne yapmaları gerektiğini söyleyen, bir iletişim sistemine ihtiyacı vardır. Örneğin, genel hedef müşteri hizmetlerini geliştirmekse, müşteri hizmetlerinin müşteri çağrılarına daha etkin bir şekilde yanıt vermesi için eğitilmesi ve gelişmiş bilgi teknolojisi (BT) desteğine ihtiyaçları olabilir.
3. Etkili Eğitim
Bazen, çalışanlar verimli bir şekilde eğitilmedikleri için üretken olmayabilirler. Bir iletişim yaklaşımı, onu müşteriden “hayır” ı “evet” e dönüştürmesi için eğitmek olacaktır. Örneğin, yeni ürünü satın almıyorlar, çünkü yeni tasarım çok yararlı buldukları bir özelliği ortadan kaldırdı. ‘Hayır’‘ın sebebinin ortaya çıkarılmasına dair alınan eğitim burada yararlı olacaktır çünkü satışçı sebebi fark ederse etkin bir şekilde ele alabilir. Örneğin, nedeni şirkete geri bildirebilir. Mühendisler, özelliği tekrar ele alır ve ürünü yeniden tasarlayabilir. Yeniden tasarım satışları arttırırsa, bu iletişimin (eğitim ve şirkete geribildirimin) verimliliği artırdığına dair bir örnek olabilir.
Müşteri hizmetleri departmanları, temsilcilere müşterilerine uygun şekilde yanıt vermeleri için komut dosyaları sağlamalıdır.
4. Oyunlaştırma ile Motive Olun
İyi iş için temel motivasyon araçlarını göz ardı etmeyin. Oyunlaştırma yoluyla hedefe ulaşmayı görmezden gelmeyin .
Oyunlaştırma, hedeflere ulaşmak için rozetler, ödüller, yıldızlar veya puanlar verilmesini ifade eder. Örneğin, bir satış elemanı hedefine yaklaştıkça, belirli bir çeyrekte satış kotasının yüzde 25’ine her ulaştığında yıldız alabilir. Müşteriler, müşteri hizmetleri deneyimi hakkında ankete katılırsa, beş ya da üstü puan için bir rozet verebilirsiniz.
İnsanlar, başarılı olduklarının söylenmesini sever. Oyunlaştırma, onların iyi olduklarını bildirmek için eğlenceli bir yol sağlar.
5. Gayri Resmi Toplantılar Yapmak
Şirket hedeflerini ve bireysel hedefleri ilettikten sonra, çalışanlarınızla resmi olmayan toplantılar ve görüşmeler başlatın. Hedeflere uygun olup olmadıklarını ve bunları yapmaya motive olup olmadıklarını gözlemleyin. Temizlenmesi gereken bir engel var mı? Giderilmesi gereken yanlış anlaşılmalar var mı? Takdir ediliyorlar mı?
Verimliliği artırmak için iyi iletişim stratejileri ve teknikleri şarttır. Bu beş adım, hem kuruluşunuzu hem de çalışanlarınızı daha üretken hale getirmenize yardımcı olacaktır.
